A meta de todo emprendedor é conseguir que o seu negocio sexa rendible, e para dar coa fórmula do éxito unha das variables máis importantes é ser produtivos. Está ben ser innovadores, ser populares, ser eficaces... pero todo iso chegará sendo produtivos.

As reunións de traballo, as comidas de traballo ou as entrevistas poden ser en ocasións inimigos desa produtividade. Son imprescindibles no día a día, pero se ademais queres que sexan efectivas, reunimos para ti algúns consellos.

Como facer produtiva unha reunión de traballo

Precisas un obxectivo

Se non hai obxectivo, non merece a pena celebrar a reunión. Se é só por vernos as caras, mellor déixao para o afterwork. Todos os invitados ao encontro deben coñecer de antemán para que se lles convoca. Deste xeito poderán levar as súas propostas preparadas e non se perderá demasiado tempo en informarlos de para que foron convocados. Nas convocatorias, realizadas xeralmente por email, debe figurar o obxectivo da reunión e unha breve descrición dos asuntos a tratar. Así conseguiremos que se algún dos asistentes quere abordar algún outro tema, o resto poda sabelo de antemán.

Ningunha reunión de traballo debe durar máis dunha hora. Compróbao! A partir dos 50 minutos a atención vai decaendo e verás como as cabezas se inclinan cara ao móbil. Unha boa forma de mellorar a produtividade é que os asistentes saiban de antemán canto vai durar. Deste xeito reducirás a súa dispersión e manteralos máis centrados no encontro. No caso das reunións mantidas a distancia por videoconferencia, a duración máxima debe ser 30 minutos. Ten en conta que é máis difícil manter a atención.

Tenta celebrar máis reunións, pero máis curtas. Inspírate na metodoloxía scrum -pensada para proxectos complexos de desenvolvemento-. Este método contempla reunións diarias curtas, de non máis de 15 minutos, para que cada membro do equipo, que permanece de pé, expoña as tarefas que realizou o día anterior, as dificultades que atopou, se as hai, e o traballo previsto para o día.

Prohibe os dispositivos móbiles

Nin email, nin chamadas, nin WhatsApp, se queres que as reunións na túa empresa sexan produtivas, prohibe o uso de dispositivos móbiles durante as citas de traballo. Introdúceo na túa filosofía de traballo facendo ver aos demais que é unha falta de respecto. Iso si, ti tamén deberás dar exemplo.

Nomea a un moderador

A persoa que convoque a reunión, ou outra que se designe, debe actuar como moderador. É imprescindible para que ao comezo do encontro faga unha breve exposición do obxectivo da reunión e para que saiba reconducila se os asistentes están a desviarse do obxectivo previsto. Será o encargado de marcar o ritmo do encontro.

Levanta acta da reunión

As palabras marchan co vento só se non están escritas. Non interpretes a redacción dunha acta ao finalizar o encontro como unha perda de tempo. Será moi útil no futuro para que os asistentes lembren o que se tratou na reunión e para saber as tarefas esixidas. Deste xeito non terán escusas para “zafarse”.

Se queres acabar coas reunións improdutivas na túa empresa, imprime este post para o taboleiro de anuncios ou compárteo cos teus compañeiros. Xa nos contaredes o resultado!