La meta de todo emprendedor es conseguir que su negocio sea rentable, y para dar con la fórmula del éxito una de las variables más importantes es ser productivos. Está bien ser innovadores, ser populares, ser eficaces… pero todo eso llegará siendo productivos.

Las reuniones de trabajo, las comidas de trabajo o las entrevistas pueden ser en ocasiones enemigos de esa productividad. Son imprescindibles en el día a día, pero si además quieres que sean efectivas, hemos reunido para ti algunos consejos.

Cómo hacer productiva una reunión de trabajo

Necesitas un objetivo

Si no hay objetivo, no merece la pena celebrar la reunión. Si es solo por vernos las caras, mejor déjalo para el afterwork. Todos los invitados al encuentro deben conocer de antemano para qué se les convoca. De este modo podrán llevar sus propuestas preparadas y no se perderá demasiado tiempo en informarles de para qué han sido convocados. En las convocatorias, realizadas generalmente por email, debe figurar el objetivo de la reunión y una breve descripción de los asuntos a tratar. Así conseguiremos que si alguno de los asistentes quiere abordar algún otro tema, el resto lo sepa de antemano.

Ninguna reunión de trabajo debe durar más de una hora. ¡Compruébalo! A partir de los 50 minutos la atención va decayendo y verás cómo las cabezas se inclinan hacia el móvil. Una buena manera de mejorar la productividad es que los asistentes sepan de antemano cuánto va a durar. De este modo reducirás su dispersión y los mantendrás más centrados en el encuentro. En el caso de las reuniones mantenidas a distancia por videoconferencia, la duración máxima debe ser 30 minutos. Ten en cuenta que es más difícil mantener la atención.

Intenta celebrar más reuniones, pero más cortas. Inspírate en la metodología scrum–pensada para proyectos complejos de desarrollo–. Este método contempla reuniones diarias cortas, de no más de 15 minutos, para que cada miembro del equipo, que permanece de pie, exponga las tareas que realizó el día anterior, las dificultades que encontró, si las hay, y el trabajo previsto para el día.

Prohíbe los dispositivos móviles

Ni email, ni llamadas, ni WhatsApp, si quieres que las reuniones en tu empresa sean productivas, prohíbe el uso de dispositivos móviles durante las citas de trabajo. Introdúcelo en tu filosofía de trabajo haciendo ver a los demás que es una falta de respeto. Eso sí, tú deberás también dar ejemplo.

Nombra a un moderador

La persona que convoque la reunión, u otra que se designe, debe actuar como moderador. Es imprescindible para que al inicio del encuentro haga una breve exposición del objetivo de la reunión y para que sepa reconducirla si los asistentes se están desviando del objetivo previsto. Será el encargado de marcar el ritmo del encuentro.

Levanta acta de la reunión

Las palabras se las lleva el viento solo si no están escritas. No interpretes la redacción de un acta al finalizar el encuentro como una pérdida de tiempo. Será muy útil en el futuro para que los asistentes recuerden lo que se trató en la reunión y para saber qué tareas se les exigieron. De este modo no les darás excusas para “escaquearse”.

Si quieres acabar con las reuniones improductivas en tu empresa, imprime este post para el tablón de anuncios o compártelo con tus compañeros. ¡Ya nos contaréis el resultado!