Anota en un papel cuántas horas trabajas cada semana. Ahora réstale las horas extra. ¿Ya lo tienes?. Perfecto. Coge tu agenda y escribe en ese mismo folio, cuántas horas has dedicado a reuniones esta semana. Echa un vistazo. Si tus reuniones ocupan más del 25% de tu tiempo en la oficina te interesa este post.
Adicción a las reuniones: agendas colapsadas
Ser adicto a esto tiene un nombre: reunionadicción. No, no te estamos tomando el pelo. Seguro que ya has sufrido en tus propias carnes las consecuencias de estos adictos, incluso es probable que te hayas visto envuelto en una reunión para saber si es conveniente convocar otra reunión.
Sin embargo, las reuniones son realemente útiles porque permiten alcanzar consenso y organizar la asignación de tareas. Es la forma de utilizarlas lo que falla. Materiales y contenidos no preparados, objetivos mal definidos, asistentes sin rol o duración excesiva son algunos de los errores que fastidian cualquier convocatoria.
Tres consejos para gestionar tus reuniones
1. Piensa si debes asistir
Es importante que tengas en cuenta si realmente es necesario que asistas. Analiza si es una tarea urgente o importante, si perjudica o no a tu flujo de trabajo, si compromete otras tareas o si puedes aportar algo útil.
No olvides que no es necesario que asistas a todas las reuniones que se convocan. Está en tu mano decidir si tienen sentido para ti. Si finalmente decides no ir, expón argumentos convincentes a la persona que te ha convocado para evitar que parezca que no quieres ir.
2. Haz los deberes
Tanto si debes asistir a una reunión como si la has convocado tú, es importante que te prepares. Si has convocado una reunión, debes tener muy claro qué personas es necesario que asistan y debes comunicarle a cada uno su rol. Si participas, debes analizar de qué se va a hablar. Si no lo sabes, intenta enterarte: pregunta, indaga y muévete.
No olvides pensar qué puedes aportar en las reuniones y preparar los puntos que se tratarán. No puedes llegar con las manos vacías.
3. Permanece activo durante la reunión
Durante el transcurso de la reunión intenta ser breve y conciso. Una reunión no debería durar más de una hora. Si se excede ese tiempo pueden resultar excesivamente tediosas. También, intenta ser activo, dinámico y participativo. No tengas miedo a realizar las preguntas que consideres convenientes y promueve el debate.
Por último, propón siempre levantar acta para que quede constancia clara y escrita de lo que se ha tratado. Es importante que si se toma la decisión de lanzar acciones concretas quede claro quien se encargará de realizar cada tarea.
Recuerda que las reuniones son una herramienta más. Eres tú el que hace que sean útiles y eficaces. Nosotros podemos ponértelo más fácil con herramientas como nubeR o VinR. Eso sí, si quieres que sean perfectas, te recomendamos que leeas este post.