Si estás leyendo este post es porque te importa tu negocio y quieres mejorar su productividad. Por eso queremos hablarte, de una manera genérica, de las herramientas colaborativas que te pueden ayudar, y qué métodos existen.
Herramientas colaborativas, las más buscadas para trabajar en equipo
Para empezar, necesitas disponer de una de las herramientas colaborativas que permiten trabajar en equipo de forma fluida y eficiente. La lista de opciones es extensa: Wrike, Slack, Basecamp, Figma, Zoho Project...
Una de las más reconocidas es Asana. Dispone de herramientas como el llamado resumen del proyecto para brindar claridad y contexto sobre el trabajo y mantener a los equipos alineados; cronogramas y formularios para simplificar el envío de solicitudes de trabajo; e incluso un área para la creación de proyectos privados en la que podréis compartir trabajo especialmente sensible. Además, permite sincronizar el trabajo en tiempo real en todos vuestros dispositivos.
Trello es otra de las más usadas. Realmente intuitiva, permite configurar rápidamente flujos de trabajo para casi todo, desde reuniones y proyectos hasta la definición de objetivos y eventos. Las listas y las tarjetas son las piezas fundamentales en las que se basa Trello para organizar el trabajo en su tablero y crear asignaciones de tareas, cronogramas, métricas de productividad o calendarios.
Una de sus últimas novedades es Butler, una herramienta de automatización integrada que permite reducir la cantidad de tareas engorrosas y clics en el tablero de proyectos.
Microsoft Teams es otra herramienta idónea para la colaboración y el trabajo en equipo de manera remota. Permite compartir en tiempo real documentos entre los miembros del equipo de trabajo de tal forma que todos/as puedan ver, editar y guardar el trabajo realizado sin necesidad de reuniones de revisión o seguimiento. Está incluida dentro de la solución ofimática Microsoft 365.
Metodologías Agile, la mejor opción para adaptarse a los cambios
Los requisitos y las soluciones evolucionan con el tiempo y conforme se va trabajando en los proyectos. Esta es la base de las metodologías Agile, ideales para trabajos que necesitan rapidez y flexibilidad para amoldarse a las necesidades del cliente y del entorno, sin perder de vista nunca los resultados. La planificación no se cierra por adelantado, se trabaja por períodos cortos al final de los cuales se realizan informes de la situación, y de nuevo se vuelve a empezar el proceso. Este flujo basado en la retroalimentación propicia que el cliente vaya viendo gradualmente los avances y pueda ir solicitando cambios o ajustando prioridades.
La gestión ágil del proyecto impulsa el trabajo colaborativo gracias al continuo intercambio de información, además de incrementar la capacidad de predicción, aportar métricas más relevantes e implicar más a un cliente que está permanentemente informado sobre el estado del proyecto. Como resultado de todo ello, reduce costes.
Kanban, Scrum, Extreme Programming XP, muy enfocada a su uso en startups, Lean o Design Sprint, desarrollada por Google, son algunas de las metodologías ágiles más populares hoy. Todas ellas comparten flujos de trabajo basados en organizar de forma resumida el conjunto de tareas, si están pendientes o finalizadas, y los plazos, al mismo tiempo que el cliente puede priorizar los objetivos y las tareas en función de los costes que se vayan asumiendo.
Tanto las metodologías ágiles como las herramientas colaborativas están pensadas para una óptima organización de los recursos humanos y materiales y para que, en definitiva, seáis conscientes de cómo optimizáis vuestro tiempo.
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