Es cómoda, reduce costes y minimiza errores. Son solo tres de la principales ventajas que aportará a vuestra empresa el uso de la factura electrónica.

En la actualidad, disponer de una herramienta de facturación digital para pymes y autónomos permite crear, emitir y enviar facturas y recibos a clientes/as y hacer un seguimiento en tiempo real estés donde estés.

Para empezar, agiliza los procesos administrativos con tus clientes/as públicos/as y privados/as mediante una emisión electrónica de facturas fácil y rápida que os permite tener un mayor y más eficiente control de vuestro negocio y ahorrar tiempo en las tareas administrativas.

La reducción de costes es evidente en gastos de impresión, papel, distribución o envío. Cuidaréis el medio ambiente y, de paso, vuestro bolsillo.

Os ayuda a controlar los gastos recibiendo y almacenando digitalmente los recibos, copias de seguridad incluidas, de tal forma que los tengáis a mano siempre que los necesitéis y haciendo más fácil su gestión. No solo tendréis mayor disponibilidad y visibilidad de los gastos del día a día sino que también dispondréis de una visión global de la facturación por trimestre o año, por sectores o incluso por localizaciones, en función de vuestras necesidades.

Y, por supuesto, mejorará vuestro control sobre el vencimiento de las facturas.

Gestión automatizada y personalizada

Al tratarse de una gestión automatizada, se minimizan los errores a la vez que se recortan los tiempos y la carga administrativa para el personal, especialmente en el caso de operaciones habituales y recurrentes. La digitalización de la facturación te permite ahorrar tiempo en tareas repetitivas para que puedas centrarte en otros aspectos de tu negocio. Y al reducir la duración de la gestión se acorta el período medio de cobro, con lo cual vuestra empresa mejora en eficiencia.

La factura electrónica puede emitirse en diferentes formatos -Facturae, PDF o UBL- y, si es necesario, podéis integrar la aplicación con otras soluciones que ya tengáis implantadas en vuestras empresas. Suele permitir, además, la configuración de idiomas o preferencias de envío y, si trabajáis con la Administración Pública, emite facturas a AAPP a través de los Puntos Generales de Entrada como FACe.

Una herramienta comercial y de marketing

Una factura electrónica también genera marca, ya que podéis crear plantillas que incluyan vuestro logo, colores corporativos, datos de contacto o incluso perfiles en redes sociales. Una forma indirecta de dinamizar y dar visibilidad a vuestro negocio.

Y podéis agilizar aún más la faceta comercial creando un catálogo y tarifario de productos y servicios o enviando presupuestos a potenciales clientes/as.

Porque en estos tiempos en los que prima la inmediatez en las comunicaciones, es interesante disponer y aprovechar las posibilidades de contacto con los/as clientes/as que aportan las propias herramientas, a través de correos electrónicos o chats, para lanzar mensajes directos, personalizados y gestionar respuestas rápidas y específicas en tiempo real.

Fiscalidad y legislación, siempre presentes y actualizadas

Por último, no olvidemos cumplir con la normativa vigente; la facturación electrónica tiene plena validez legal aunque para ello debe ajustarse, en este caso concreto, a los requisitos que recoge el Real Decreto 1619/2012. Entre otras cosas, exige que el emisor garantice desde la fecha de expedición y durante todo el período de conservación, la integridad de su contenido y su legibilidad.

En este sentido, la facturación electrónica reduce riesgos de incumplimiento y sanciones por fallos o malas prácticas al contar con parámetros actualizados ajustados a los requerimientos y necesidades de la legislación y la fiscalidad actuales que os ayudarán a que todas las operaciones se realicen correctamente.

Además, la facturación electrónica será obligatoria para las empresas españolas, tal y como lo recoge el proyecto de ley sobre factura electrónica entre empresas y autónomos planteado por el Consejo de Ministros el 30 de noviembre de 2021, pendiente de aprobación y cuya aplicación está prevista en varias fases en función del tamaño de la empresa. Una forma de apostar por la digitalización empresarial y de luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales.

La facturación electrónica puede convertirse en la mejor aliada para llevar la transformación digital a vuestra empresa reduciendo costes, tiempos y ganando en transparencia y eficiencia.

En R podemos ayudaros a encontrar la mejor solución para vuestra empresa. Ahora, además, somos agentes digitalizadores del programa ‘Kit Digital’.

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