La oficina actual ya no es un conjunto de sillas, mesas y cajoneras localizadas en un lugar determinado al que acudes a trabajar cada día. Ahora elaboras documentos, ‘chateas’ con tus compañeros y asistes a reuniones y webinars desde cualquier lugar y a cualquier hora; es el momento de la transformación digital.

Para empezar, debes hacer un análisis exhaustivo de tu negocio y de sus capacidades.

¿Cuántos empleados tiene tu pyme? ¿Tienen todos las mismas necesidades de comunicación? ¿Cómo habilitamos los accesos a la documentación de la empresa de forma segura? La transformación digital de una pyme exige, en primer lugar, evaluar de forma realista las necesidades y la forma de trabajar de tu organización y de tus empleados para que podáis continuar con las actividades de la empresa con normalidad y seguridad aunque ahora lo hagáis virtualmente.

La seguridad es un factor esencial y la pandemia nos ha dejado una peligrosa paradoja: se multiplican los ciberataques al mismo tiempo que se reduce el presupuesto destinado a cuidar la seguridad de nuestra organización. Desde que comenzó la pandemia, más del 60% de las empresas reconocen haber sufrido algún ataque, mientras el descenso del gasto dedicado a la ciberseguridad en las empresas se ha reducido a la mitad. La ciberseguridad no es un lujo, es una necesidad que nos evitará males mayores.

La importancia de comunicar y hacerse ver

Conocida la dinámica de trabajo interna, toca fijarse en la relación con el cliente. La “omnicanalidad” es una opción muy práctica; como su nombre indica, significa establecer múltiples vías de comunicación, de tal forma que el cliente sienta que estás ahí, que puede contactar de forma sencilla y rápida y que la relación es fluida y personalizada.

Además de una página web de la empresa siempre actualizada, las redes sociales son un atractivo canal de comunicación para las pymes. Con poco coste, puedes lanzar campañas, dar a conocer tus productos y llegar a conseguir una comunidad fiel de seguidores que multiplicarán exponencialmente la visibilidad de tu negocio.

Herramientas para el teletrabajo

A día de hoy existen en el mercado un buen número de apps pensadas para trabajar en remoto, tanto individualmente como en grupo, con opciones interesantes como Slack, Trello o Teams, incluido dentro de la solución ofimática Office 365.

Son herramientas sencillas que te permiten compartir documentos en tiempo real, distribución de tareas, reuniones virtuales internas y externas o teleformación. Pero no solo son importantes porque hacen posible continuar con el trabajo; también son una baza indispensable para mantener la 'conexión': entre empleados; entre empleados y empresa; entre empresa y cliente. La comunicación es más importante que nunca en este contexto sin contacto físico y visual para que nadie se sienta perdido, aislado o desmotivado. Una opción a tener en cuenta es disponer de una app a medida que puedas adaptar y redimensionar en función del equipo o del grado de actividad.

Las oficinas ya no son lo que eran pero recuerda que, en definitiva, la digitalización es una gran oportunidad para mejorar tu productividad. En R podemos ayudarte y asesorarte sobre las mejores opciones para que la transformación digital de tu pyme sea un éxito.

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